Niezbędne dokumenty do sprzedaży nieruchomości

Do poprawnego wykonania usługi pośrednictwa w obrocie nieruchomościami każdy z klientów oferujących nieruchomość powinien przygotować pakiet niezbędnych dokumentów. Pośrednik na życzenie klienta i/lub w ramach umowy pośrednictwa na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa pobiera w imieniu klienta stosowne dokumenty z odpowiednich instytucji. Poniżej mogą Państwo znaleźć zbiór najczęściej wymaganych dokumentów dla podstawowych typów nieruchomości.

W każdym przypadku należy pamiętać o dokumentach tożsamości zbywcy i nabywcy, tj. ważny dowód osobisty lub paszport, a w przypadku gdy jedną ze stron umowy jest osoba prawna lub inny podmiot - numer KRS, NIP, REGON, umowa spółki oraz stosowne uchwały.

W sytuacji nabywania ze środków pochodzących z kredytu bankowego niezbędne jest przedstawienie umowy kredytowej oraz oświadczenia banku do ustanowienia hipoteki.

W sytuacji nabywania nieruchomości obciążonej hipoteką, gdzie z ceny będzie spłacany kredyt strony sprzedającej, niezbędne jest aktualne zaświadczenie z banku z którego wynika stan zadłużenia oraz zawierające informację, że bank wyraża zgodę na wcześniejszą spłatę kredytu a po całkowitej spłacie wyrazi zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej nabywanej nieruchomości.

Z uwagi na zmiany w prawie zawsze przed transakcją należy zweryfikować listę niezbędnych dokumentów z notariuszem. W indywidualnych przypadkach dokonanie czynności może być uzależnione od przedłożenia innych dodatkowych dokumentów w kancelarii notarialnej.

Działki gruntu (nieruchomości niezabudowane i zabudowane)

Nieruchomości gruntowe niezabudowane to np. działki przeznaczone pod budownictwo jednorodzinne, a zabudowane to np. działka zabudowana domem mieszkalnym. Wymagane dokumenty do transakcji to:

• nr księgi wieczystej / aktualny odpis z księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, umowa o oddanie w użytkowanie wieczyste),
• dokumenty geodezyjne wydane przez Starostwo Powiatowe, tj. wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, a w przypadku nieruchomości zabudowanej dodatkowo z wypis kartoteki budynków,
• w sytuacji kiedy nieruchomość została nabyta na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub na podstawie dokonanych po 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego, należy uzyskać zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (MPZP) lub o braku planu wydane przez Urząd Miasta lub Gminy. W sytuacji kiedy jest braku planu (MPZP) wskazane jest, aby na zaświadczeniu znalazła się informacja, że dla nieruchomości nie została wydana decyzja o warunkach zabudowy przeznaczająca tę nieruchomość do zalesienia,
• zaświadczenie wydane przez Urząd Miasta lub Gminy z którego będzie wynikało, że nieruchomość nie znajduje się na obszarze wyznaczonym uchwałą Rady Gminy na obszar rewitalizacji oraz nie znajduje się na terenie położonym na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o której mowa w rozdziale 5 ustawy z dnia 9 października 2015 roku o rewitalizacji, chyba że informacja ta znajduje się na zaświadczeniu o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
• zaświadczenie o dostępie do drogi publicznej zgodnie z ustawą o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,
• zaświadczenie wydane przez Starostwo Powiatowe dotyczące objęcia nieruchomościuproszczonym planem urządzenia lasów niestanowiących własności Skarbu Państwa lubdecyzją określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów,
• w przypadku nieruchomości zabudowanej:
  • zaświadczenie wydane przez właściwy Urząd Miasta lub Gminy na dzień podpisywania umowy z którego wynika, że w nieruchomości nikt nie jest zameldowany,
  • zawiadomienie o zakończeniu budowy z adnotacją Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego o przyjęciu zgłoszenia bez uwag lub pozwolenie na użytkowanie budynku,
• w przypadku woli stron: np. potwierdzenie zapłaty podatku od nieruchomości, a jeżeli grunt został oddany w użytkowanie wieczyste - również opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntu, decyzja o warunkach zabudowy, decyzja o pozwoleniu na budowę - jeśli zostały wydane.

Lokale stanowiące odrębną własność (np. mieszkalne)

Nieruchomości lokalowe to np. mieszkania i lokale użytkowe stanowiące odrębną własność a do sprzedaży których potrzebne są m.in. takie dokumenty:

• nr księgi wieczystej / aktualny odpis z księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
• w sytuacji kiedy nieruchomość została nabyta na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub na podstawie dokonanych po 1 stycznia 2007 roku umów: darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, przeniesienia w wykonaniu zapisu, dalszego zapisu lub polecenia testamentowego, należy uzyskać zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• zaświadczenie wydane przez Urząd Miasta lub Gminy z którego będzie wynikało, że nieruchomość nie znajduje się na obszarze wyznaczonym uchwałą Rady Gminy na obszar rewitalizacji oraz nie znajduje się na terenie położonym na obszarze Specjalnej Strefy Rewitalizacji, o której mowa w rozdziale 5 ustawy z dnia 9 października 2015 roku o rewitalizacji, chyba że informacja ta znajduje się na zaświadczeniu o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
• aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy Urząd Miasta lub Gminy w dniu sporządzenia aktu notarialnego, z którego wynika, że na dzień zawarcia umowy w lokalu nikt nie jest zameldowany na pobyt stały i czasowy,
• aktualne zaświadczenie od zarządcy nieruchomości wspólnej, z którego wynika, że co do lokalu będącego przedmiotem umowy nie ma zadłużenia w płatnościach z tytułu opłat eksploatacyjnych,
• na życzenie nabywcy: potwierdzenie zapłaty podatku od nieruchomości, a jeżeli nieruchomość budynkowa położona jest na działce gruntu oddanej w wieczyste użytkowanie  - także potwierdzenie zapłaty opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntu, wypis z kartoteki lokali, zaświadczenie o samodzielności lokalu.

Spółdzielcze własnościowe prawo (np. do lokalu mieszkalnego)

Dokumenty niezbędne do przygotowania umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

• zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej z którego wynika komu przysługuje prawo do lokalu oraz o braku zaległości / wysokości zaległości w opłatach dotyczących lokalu, nadto że wkład budowlany został w całości zapłacony,
• Zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej stanowiące podstawę do założenia księgi wieczystej, jeżeli wniosek o jej założenie ma zostać złożony w umowie, 
• numer księgi wieczystej, w sytuacji gdy dla lokalu została założona księga wieczysta / aktualny odpis z księgi wieczystej,
• dokument stanowiący podstawę nabycia (np. decyzja przydziałowa, umowa o przekształcenie prawa, wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, umowa ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu),
• w sytuacji kiedy prawo do lokalu zostało nabyte na podstawie dziedziczenia lub na podstawie dokonanych po  dniu  1  stycznia  2007  roku  umów:  darowizny,  nieodpłatnego  zniesienia  współwłasności, przeniesienia  w  wykonaniu  zapisu lub  polecenia  testamentowego - zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego wydane w trybie art. 19 ust. 6 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy Urząd Miasta lub Gminy w dniu sporządzenia aktu notarialnego, z którego wynika, że na dzień zawarcia umowy w lokalu nikt nie jest zameldowany na pobyt stały i czasowy.